中小飼料企業信息化建設初探
近些年來隨著我國飼料工業的逐漸發展，競爭日益激烈。在這種情況下，除了積累技術、資金和人才以外，如何在企業內部的運行和管理方面提高競爭力，保持企業的競爭優勢，是飼料企業的管理者一直在思考的課題。
企業信息化從手段上通過數據的傳遞和共享，及時為企業決策層提供準確而有效的數據信息；從根本上實現企業的管理創新、體制創新和服務創新，是加強企業核心競爭力的重要手段，因此在企業的建設中越來越得到重視。但是信息化建設在飼料行業尤其是在中小企業中的應用還并不廣泛，一方面可能是因為飼料企業目前的發展階段所限，同時也因為企業的信息化是一個系統工程，涉及到方方面面，所以即使開始了信息化建設，也并不系統。筆者現就自己的經驗和體會，與同行共同探討信息化建設在中小飼料企業中的應用。
1 信息化簡介
信息化建設的核心是實現資源共享，實現的方式是通過挖掘先進的管理理念，應用網絡技術保證信息高效規范的流動，及時地為企業的“三層決策”（戰術層、戰略層、決策層）提供準確而有效的數據信息，以便做出迅速的反應，贏得客戶和市場，是加強企業核心競爭力的重要手段。
除了能使信息高效流動外，信息化建設還可以改善現有業務流程，整合資源，是管理創新的有效手段。通過業務流程的改善和優化，提高生產力和生產效率，從而降低生產成本，提高企業的綜合競爭力。
2 信息化建設的內容
信息化建設的基礎條件是需要建立良好的工作平臺，例如利用內部局域網的網絡平臺實施ERP、OA項目，或者利用外部公眾網絡建設自己的網站和發展電子商務。所以良好的網絡平臺是實現信息化建設的基礎。
在企業的信息化建設中，我們將信息分為兩種，一種是外向性信息，這種信息知道的人越多越好，例如公司網站等宣傳方面的內容。第二種信息是內向性信息，這種信息知道的人越少越好，例如公司的財務信息、業務信息等方面的內容。不同的企業對信息化的要求不一樣，因此我們應該根據實際需要來確定信息平臺的建設和信息系統的內容。
2.1 信息化基礎平臺建設
2.1.1 計算機平臺的建設
計算機是目前大多數飼料廠必備的工具，不管是行政部發布通告、配方師設計配方，或者財務提交報表，基本上都離不開計算機。計算機作為信息化建設中最基本的單元，應該保持良好的工作狀態。但是由于使用者的電腦水平參差不齊，電腦中病毒、中木馬，或者運行異常的情況時有發生，有時甚至耽誤了正常的工作。
同時，由于網絡資訊的豐富，部分自控能力較差的員工很容易在網絡中或者電腦游戲中流連忘返，不僅降低了工作效率，而且也給企業信息帶來了安全隱患。
因此企業應該著力激發員工的學習熱情，使其能更好的使用電腦這個工具，同時制定嚴格的電腦和網絡管理措施，限制員工的電腦和網絡使用行為，提高工作效率，保證信息安全。
2.1.2 網絡平臺的建設
信息化建設的核心就是實現信息共享，目前的網絡技術已經能夠很方便的傳遞信息，安全、運行良好的網絡平臺是信息化建設的基礎。
多數規模較小的飼料企業的生產辦公都在工廠內部，業務人員則是分布式的長期在外開展工作。對于一些規模較大的集團式飼料企業而言，可能有一個單獨的辦公總部，下屬的生產工廠分布在全國各地，業務人員長期在外工作。目前多數飼料廠辦公網絡的建設一般都是從電信、網通等網絡服務商處牽一根寬帶，通過交換機分給辦公區域的電腦，然后辦公區域內的電腦通過加入同一工作組的方式來實現共享。在這種情況下，整個辦公網絡在安全性方面存在較大隱患，數據在傳輸過程中容易受到監聽，對企業的信息安全造成威脅。另一方面，在外工作人員也無法接入公司內部網絡，無法使用公司內部的工作平臺，對工作造成不便。如果使用專線來解決遠程接入公司內部網絡的問題，則費用投入較大，對于絕大多數飼料企業來說成本過高。
目前我們可以通過VPN（虛擬專用網絡）技術來解決這些問題。VPN是指通過綜合利用加密技術和訪問控制技術，在公共網絡中建立起安全的“專用”網絡，保證數據在“加密管道”中安全傳輸，適用于需要異地機構和人員與總部互連的企業。在建立了VPN網絡以后，企業異地辦事處的局域網、出差人員在任何地方都可以與總部安全互聯，就象普通的由多個子網組成的局域網一樣。這樣做的好處是信息傳遞更安全，異地辦公更方便。例如現在很多有異地分支機構（子公司、店鋪）的公司，在每日的庫存盤點和賬目匯報時，都是在VPN網絡平臺上使用相應的業務軟件來完成上報工作的。
一般中端的VPN網關設備都自帶有防火墻，基本上可以滿足中小企業的安全需要。如果對信息安全有更高要求，則可以另外采購防火墻設備來提高信息安全的防護等級。
2.2 企業網站建設
在企業信息化建設的過程中，對于外向性信息，主要通過網站的形式來進行宣傳和發布。在筆者接觸到的飼料企業中，至少有一半的企業還沒有企業網站。在另外一部分已經建有網站的企業中，大部分的企業網站長期無人管理更新，發揮的作用較為有限。總結起來有以下幾點原因。
2.2.1 對網站的重視程度不夠或者缺少相應的人才。很多飼料企業的老總都是實干家，很多還沒有意識到公司網站對其企業形象宣傳的重要性，或者對網站的理解存在偏差，認為花錢建了一個網站就可以了，對網站的管理和維護并不重視，或者由于企業人力有限，而網絡公司的維護費用又比較昂貴，放棄了對網站的維護。殊不知多數訪問者都是通過網站內容來判斷公司的實力，一個長期沒有人維護更新的網站就如一個長期無人看管、荒蕪的店面，對公司形象反而會起到負面的作用。
2.2.2 對網站的功能定位模糊。網站承載的功能主要是宣傳企業形象，擴大企業的知名度。宣傳的對象理論上應該是飼料廠的客戶，也就是經銷商和養殖戶。鑒于目前的現狀，會使用電腦，能上網的經銷商和能上網的養殖戶還很少。飼料企業網站的主要瀏覽對象實際上是同行和供應商。這也正是飼料企業網站建設的目的：①擴大企業在行業內的知名度。一個精美的企業網站可以大大提高企業形象，同樣一個粗制濫造的網站也會對企業形象產生負面影響。②讓供應商能夠尋找到你的企業。很多原料供應商會通過電子商務的形式來尋找客戶，而網站就是其尋找客戶的主要手段之一。③讓求職者能夠了解你的企業。目前隨著求職者素質的提高，越來越多的求職者會使用網絡來尋找就業信息，來了解意向單位的業務和發展。因此這三方面才是企業網站的目的所在。筆者也看到過具有電子商務功能的飼料企業網站，在網站上開通了“在線訂單”的功能。除了多花錢以外，這種電子商務的功能實際上并不能為企業帶來任何效益，因為基本上是沒有經銷商或者養殖戶會通過網絡“在線訂單”來訂貨的。
2.3 ERP建設
ERP（企業資源管理計劃）是在先進的企業管理思想的基礎上，應用信息技術實現對整個企業資源的一體化管理，可以跨地區、跨部門整合財務、管理、采購、生產、倉儲、銷售的實時信息，以達到效率化經營的目標，應該是飼料企業通過信息化建設重建和規范業務流程中最迫切需要上馬的項目。
在未上ERP以前，飼料廠的原料采購、生產、倉儲和銷售信息都需要各部門人工溝通，效率和準確性難免會受到影響。在實施ERP以后，各部門都可以實時在ERP系統中查看生產庫存和訂單，制定采購和生產計劃，各部門的信息流動更順暢，更準確。而且基于公司的VPN網絡平臺，即使出差在外，管理人員也可以隨時通過互聯網接入到公司的ERP系統，隨時了解采購、生產、庫存和財務狀況，各部門負責人也可以隨時執行生產、采購計劃。
但是在實際應用中，能夠真正成功地全面實施ERP 管理系統的企業并不是很多。其原因在于我國多數飼料企業對ERP缺乏深入的理解，部分飼料廠管理人員簡單的把其看作一個軟件，而沒有意識到ERP對企業生產流程再造和管理意識所帶來的巨大提升，使項目的應用效果大打折扣。另外ERP項目的投入回報的評估也影響了管理者對ERP的采購。
飼料企業是屬于制造型企業，所以在ERP軟件的選擇上應選擇制造型ERP，而不要盲目選擇財務型ERP。另外在軟件架構上ERP有B/S和C/S兩種架構，B/S結構的主要特點是分布性強，但數據安全性問題、數據傳輸速度慢、軟件的個性化特點明顯降低。C/S結構的主要特點是交互性強、具有安全的存取模式、網絡通信量低、響應速度快、利于處理大量數據，但是變更不夠靈活，維護和管理的難度較大。
飼料生產企業應用ERP系統一般只有采購、生產、倉管、財務、銷售內勤和管理層應用，基本上都是在公司的局域網內部使用。即使ERP用戶出差在外，通過寬帶也可以很容易接入公司內部的ERP系統，同時由于現在寬帶速度越來越快，因此在實際應用時也不會存在速度問題。綜合ERP系統B/S和C/S結構的優缺點和飼料生產企業實際應用的特點，筆者認為飼料生產企業應該選擇制造型、基于C/S架構的ERP軟件。
2.4 CRM客戶關系管理系統
隨著飼料企業產能過剩和產品同質化問題越來越嚴重，企業開始逐漸轉向關注客戶需求，希望以此提高客戶滿意度和保有率，實現客戶價值持續貢獻，從而全面提升企業盈利能力。而客戶關系管理系統正是企業收集整理客戶信息的有力工具。一個成功的客戶關系管理系統可以使企業在內部做到客戶信息共享；通過對客戶的變化進行記錄和分析，從而對市場和銷售進行整體規劃和評估。
對于絕大多數飼料企業而言，客戶關系都掌握在銷售人員手中，飼料的銷售很多是依靠業務員與經銷商、養殖戶的關系營銷。這種建立在關系上的銷量對企業來說其實是不穩固的，因為業務員能夠帶走客戶，甚至對公司提出不合理的要求。另外這種只考核業務員銷量的管理體系也是粗放的，容易讓業務員只盯著銷量，而忽視了自身技術和服務能力的提高，不利于其自身的職業發展。因此如何讓公司業務團隊及時全面掌握客戶的信息和變化，來制定有針對性的營銷和維護工作；如何規范業務人員的工作流程和工作行為，盡可能減少業務員人為主觀對銷售的影響，發揮公司業務體制的力量，是飼料企業管理者在今后的發展中必須要面對的問題。少數飼料企業要求業務員定期在網上通過論壇或者郵件匯報工作，這其實也是CRM系統的雛形，但是上馬一個正式的CRM系統，對于體系化的梳理工作流程和規范工作內容，讓業務團隊更準確的分享和把握客戶需求，無疑是有非常大的促進作用的。
CRM系統主要是管理層、財務、銷售內勤和業務員使用，使用范圍比較廣泛，因此一般都是B/S架構，將軟件和數據庫安裝在服務器上，只要電腦能上網就可以使用接入到CRM系統。
2.5 內部員工溝通系統
隨著企業不斷的發展，員工不斷的增多，尤其飼料廠多數業務員長期出差在外，或者分公司同事長期無法回總部開會，員工之間的交往面也會逐漸減少。針對這種情況，有必要通過網絡平臺建立內部的員工溝通系統，來促進員工之間的交流，提高企業凝聚力。最省錢省力的做法就是建設內部網站，或者內部論壇，鼓勵員工上網進行溝通交流。在筆者接觸到的飼料企業中，珠海市一家飼料企業的內部網絡溝通系統就做得比較到位，總經理身先士卒，帶頭在網站中發表心得體會，帶動員工也積極關注網絡建設。不管這家公司的員工在哪里出差，只要能上網，就可以看到公司目前的發展，看到同事的留言和文章，無形中讓網絡縮短了時空距離，對保持員工溝通順暢和提高企業凝聚力起到了積極的作用。
3 信息化建設需要注意的問題
3.1 把握信息化建設的本質
3.1.1 信息平臺的作用需要使用者發揮出來
信息化建設絕非簡單的購買電腦和軟件，電腦和軟件只是一個工具，提供的只是企業信息化的平臺，相當于信息流動的高速公路，其中信息易集中、轉換和高速傳輸是它的無以倫比的長處，但是真正能發揮信息化平臺作用的，其實還是使用信息化平臺的人。因此在企業信息化建設過程中，要避免陷入“唯工具論”，必須充分重視決策者和使用者對系統應用效果的重要性。
3.1.2 信息化的本質是對管理思想和管理體制的變革
信息化建設不僅僅只是一個管理的工具，更是對管理思想和管理體制的變革，將人為的主觀力量通過信息化轉變為企業體制的力量，通過更準確的把握內部和客戶的變化與需求，謀求企業更大的發展。而其中的計算機和網絡技術僅僅是企業信息化的實現手段，而不是建設的目的。
3.2 根據企業實際情況發展信息化
企業信息化是一項相當艱巨復雜的系統工程，中小飼料企業在資金、技術、人才等方面與大型企業相比差距較大，遇到的問題和困難會更大一些。同時信息化建設也是企業的一項投資行為，需要對其投入產出進行經濟效益分析和評估。競爭的壓力、信息技術的飛速發展，與客戶的供需鏈和價值鏈的關系、快速響應市場變化和客戶個性化需求的需要等，構成信息化的拉力和動力。而企業的體制、管理、觀念、產品結構、人員IT素質、資金預算等方面缺乏準備或準備不充分，都會成為信息化的阻力。因此應根據企業實際發展情況，從企業最迫切需要解決的問題入手，逐步開展信息化，切不可因為信息化的諸多優點，寄希望于一次到位的完成信息化部署。
3.3 信息化的推進
3.3.1 信息化推進的根本動力在于能夠滿足需求
在企業信息化建設過程中，多數具體的使用人員是被動接受的，承擔的僅僅是應用者和評價者的角色，主動參與少，并且通常對新事物不抱歡迎態度，致使信息化實施過程阻力重重。因此我們應該讓企業中既懂業務、又懂信息化的員工全程參與項目的實施，讓業務部門和關鍵用戶唱主角，讓其親身感受到信息化建設對其工作帶來的便利和好處，以需求來帶動項目的整體實施。
3.3.2 在信息化推進上起到重要作用的是領導力和執行力
對傳統經營管理體制和業務流程進行科學、大膽地變革和創新，是企業信息化取得成功的前提和體制保證。簡單的說，企業信息化不單純是技術問題，信息化的實現過程根本上是組織重組、流程再造的管理過程，如果沒有企業領導的堅定信心和強有力的行政決策，是難以實質性推動的。
3.4 加強企業員工培訓
3.4.1 統一思想，轉變觀念，增強員工參與信息化建設的積極性
在信息化項目啟動前，借助第三方咨詢機構，對企業上至總經理，下至普通員工，就企業信息化的意義、必要性、新的理念和管理模式、基本知識、技能等進行全員培訓。這不僅有助于盡快形成全員對信息化建設總體思路、步驟等的共識，明確自己所應擔當的角色和發揮的作用，增強員工的積極性、參與度和創造性，提高信息化項目的成功率；更重要的是有助于培養和提高企業管理層對信息技術，軟件和解決方案提供商的認識和判斷力，以便正確的選擇適用的解決方案，防止決策失誤。
3.4.2 提高員工素質，使其更有效的發揮信息平臺的作用
企業信息化要做出成效，重要前提是要擁有高素質且具有自我組織學習能力、勇于創新的員工隊伍，也就是要求員工的人員結構和質量要得到根本性改善。對于信息技術人員，除對其進行專業培訓外，還要使其掌握先進實用的企業經營業務和管理理念，成為既通業務又懂管理的中堅力量。對于業務人員，通過培訓促進其對信息系統的理解和應用能力，高效發揮信息化平臺的作用。
3.5 規范信息平臺的使用，保障信息安全
在建立企業信息化平臺以后，與企業經營管理相關的所有資訊都存儲在與企業業務相關的電腦中。這些企業敏感信息一旦被供應商、客戶或者競爭對手獲得，會對企業帶來不可估量的損失。所以我們享受電腦和互聯網為我們提供的各種服務的同時，也應該注意系統安全、機密數據泄漏等更大的信息安全隱患對企業的影響。信息安全威脅一般分為主動泄密和被動泄密，主動泄密是指企業內部員工主動將敏感信息泄漏出去，這與員工的職業操守有關，企業對這種行為應該決不姑息。被動泄密一般是由于員工安全意識不強，例如將保存有敏感信息的U盤隨意借給外人、敏感資料沒有加密、在上網時無意中木馬病毒或者黑客有目的的攻擊和盜竊資料，都有可能導致公司信息泄漏。被動泄密與員工的安全意識、計算機水平有很大的關系，需要不斷的學習提高，同時也需要企業制定嚴格的管理制度并嚴格執行來作為制度保障。這不僅是為了避免公司資源浪費和員工生產力的流失，更重要的是為了避免信息安全隱患。
