解讀中小企業應用ERP如何簽信息化合同
在選型過程當中，信息化合同的簽署至關重要。中小企業ERP合同的簽署有很多資料可供查詢，但筆者認為，中小企業的合同簽署有別于大企業。
我們知道關于ERP實施現在有很多種方法，很多的選型方法只是大型的企業比較適用，對于中小企業來講大企業的選型方法和中小企業運用ERP又存在的一定聯系與差別。中小企業應用ERP需要見效快， 應用快等特點，因此，中小企業在上應用ERP之前，選型是關健，而在選型過程當中，信息化合同的簽署又顯得至關重要。中小企業ERP合同的簽署有很多資料可供查詢，但筆者認為，中小企業的合同簽署有別于大企業。
從中小企業信息化的現狀及特點來看，中小企業信息化發展到現在，行業細分需求特點日益明顯。中小企業用戶已經不僅僅滿足于財務管理、OA等單項應用，要求逐步深入。中小企業信息化不僅僅是ERP，還包括產品輔助設計、生產制造管理和控制等多方面內容，具有很鮮明的行業特點。同時，中小企業，信息化的初步戰役見了成效，但實施效果和進度參差不齊總的信息方向是朝著全面信息化的發展的。這些特點讓中小企業在未來信息化的道路還需要很長一段時間。在中小企業信息化過程當中，信息化合同簽署是中小企業向信息化邁出的重要一步，也意味著信息化的開始重要一步。
案例分析：
國內某中小型藥業企業集團準備上線一套信息系統，負責集團信息化的CIO，在幫助該企業選擇好IT服務商A公司以后，從產品功能的角度來講，A公司的大部分符合企業的業務需求，因此該CIO決定選用A公司的產品。據該CIO透露當時A公司的產品價格是一千萬左右，從產品的價格來講對于全國型集團企業應用這套系統及同行業的價格來講，產品的價格比較適中，因此，CIO綜合考慮以后選則了A公司的產品，但該CIO犯了一個很大的錯誤，在和A公司簽署ERP項目合同時，只簽署了軟件產品的購買合同也就是只購買了一個軟件，沒有得到其它相關的服務。我們知道軟件只是有一個重要的一個工具，而且企業的業務企業的自身的人員或者管理者最了解 對于IT服務商來講他們對于企業業務的甚少，更多的是一種框架，為企業提供一種軟件的框架，用以來幫助企業在這個框架上實現用信息系統對于業務的支持。
滿足企業業務的功能，但當時只簽署了產品的合同，其它的服務合同并沒有簽署，A公司無法提供更多有限的無償服務。怎么辦？
該CIO很是苦惱不選用A公司的產品，前期已經投入很多，會造成企業很大的損失;繼續選用A公司的產品得不到有效的服務怎么辦？對于A公司來講并不是沒有這個實力提供不了服務，那么，為什么得不到有效的服務？ 原因就在于該CIO簽署ERP合同時沒有仔細考慮，ERP的合同需要簽署多份合同產品合同、服務合同等等。這一結果導致了該CIO最終采用了重新又簽署了一份軟件服務合同，付出了相比軟件產品更高的價格，雖然最終幫助企業解決了問題，但企業也因此付出了比產品更加高昂的費用。
綜合案例分析， 筆者認為，作為信息化的負責人CIO ，在簽署ERP合同前應該仔細做好前期準備工作，尤期是中小企業的CIO，更應該應注意。筆者認為， 中小企業CIO簽署ERP合同，應注意十點：
1、仔細看清楚ERP合同的種類
現階段，信息化本身就是一種無型的產品，尤其是軟件的產品，對于企業來講，如果能解決企業的業務問題，那么它值百萬，甚至千萬。但如果解決不了業務上的問題，那就是一張沒有任何價值的光盤代碼。而現階段的ERP合同種類比較多，它按照不同的功能、不同的模塊進行劃分，因此，要求CIO在簽署ERP合同前要充分了解企業的業務狀況，對于合同要有一個整體的規劃，這些規劃包括如何制定長期的的規劃和短期的規劃。對于CIO來講了解合同的規劃非常重要，一個CIO如果不了解信息化合同的詳細情況，不懂得ERP合同的簽署原則，那么必然如本文案例中分析的一樣，鐵定吃了信息化合同的虧。
了解信息化合同的種類需要CIO前期進行大量的調研及市場分析，對于第一次參與合同的簽署CIO來講，更加應該慎重并且考慮周全，需要CIO對于企業現狀及未來要有一個長遠的規劃、對于有經驗的CIO來講同樣也不能大意，只有在做到萬無一失的情況，才會為企業真正的去創造價值。
2、簽署合同前再次對產品進行演示
無論是做ERP還是做其它的項目如BI、CRM等一糸列的信息化工作，CIO都需要對于IT服務商的產品進行詳細的演示和了解。雖然，IT服務商在在選型初期，會對自身的產品進行演示，但作為CIO有必要進行對于產品的二次演示及操作，以便發現在軟件產品當中存在的問題及不足，這樣一方面有利于在ERP合同簽署前，取消產品的一些不必要的附加功能，增加企業的必需的部分，從而形成產品完全適應企業的業務發展的需求。 另一方面， 二次演示也有有利于CIO更加了解ERP的產品，以便于以后更好的實施。
3、參觀同行或者相關行業合同簽署案例
行業內典型用戶案例是CIO學習的最好榜樣，這一點非常適用于初期CIO或者是準備新上線項目的企業CIO。當一個新的項目上線前CIO因無法準確把握項目的進展程度或者對于此項目熟悉程度不是“胸有成竹”，那么，這就要求我們CIO可去參考同行業企業他們的新信息化項目合同是如何簽署的包括ERP等。同樣作為CIO行業有經驗的CIO會告訴你如何去簽署。我們知道ERP對于企業來講無論是大型企業，還是中小企業，都將改變企業的業務流程，一旦做不好會讓企業損失很大，甚至會影響到企業的生存。因此，在簽署ERP合同前， CIO不妨多去參考其它企業的簽署情況，保證信息化在合同的簽署上“平安無事”。
4、節約成本 電子合同顯“神威”
電子合同的實施，是為了進一步完善了原有的合同管理模式，有利于層層控制信息化合同的標準規范。合同一旦簽訂，數據將進行集中存放，實行網絡管理和過程控制，避免了合同的隨意變更和計劃的層層加碼。同時，在電子合同的管理模式下，下級的計劃量只能從上級下達的計劃量中分解，任何人為的干擾都將被系統拒絕，嚴肅了計劃的執行。 但目前，國內的電子合同還欠缺很多的標準、普及率也不是很高，因此，電子合同目前并不完全適合中小企業的發展。
5、在合同中確定ERP項目的開始時間與結束時間
每一個ERP項目的開始都需要做好項目的開始和結束時間。在過去我們了解每一個ERP上線有的需要一年，有的需要兩年到甚至還有需要三年上的才能上線。對于企業來講三年上一個ERP項目已經非常困難，企業的業務將受到很大的影響。如何快速的上線ERP，但又不影響企業的業務的已經成為中小企業CIO所關注的ERP的熱點之一，尤其是對于中小企業來講，更需要具備快速完善的特點，而ERP本身的功能模塊特別多，如果沒有一個統一的時間制定，那么項目就會越托越久，從而導致整個ERP項目最終的失敗。
6、制定合理付款條件
據了解，現階段存在很多的ERP“尾款”難以追回的現象，究其原因，這些都在ERP的項目合同中的付款信息化沒有規劃清楚，企業CIO如何制定合理的付款條件需要和IT服務商達成一致，只有在前期把必要的準備工作做好才能在最后的的付款階段做到盡善盡美，讓企業滿意、讓IT服務商互相都滿意。
7、二次開發及服務很關健
任何產品都不可能是“十全十美”的，對于企業來講在完善的產品功能面前， 企業需要滿足“個性化”需求，針對行業及企業自身的特點，企業需要定制進行二次開發，在二次開發過程中，必然要涉及到企業的服務。因此，當CIO在和IT服務商簽署信息化合同前，要把二次開發的費用、成本適當列出，加入到整個信息化的項目當中，讓IT服務商從總體的價格降低，節省企業二次開發的費用。 同時，信息化的培訓費用也是非常高，因此，在培訓等方面也應該總體劃入總的價格當中。
8、確定項目的實施方式
信息化項目的實施是企業提高管理水平的重要途徑，信息化管理系統為企業提供人力資源、財務、銷售、制造、分銷和供應鏈管理等諸多方面的重要信息以及這些方面的智能化的決策支持服務。而同時，信息化項目不同于一般的技術改造項目，更多的是在管理上有創新的思路和方法，并通過信息技術來付諸實現。會涉及到企業內部的決策層、管理層、執行層各個層面的人員。因此， 確定ERP項目的實施方式，在ERP合同簽署必須要考慮到。筆者認為，ERP項目的實施方式應從四個階段來劃分，即需求分析階段、系統設計階段、系統實施階段和運行維護階段。
9、讓軟件產生折扣中的折扣
IT服務商在產品報價中通常會報很高的價格，當服務商給出CIO在優惠的價格的同時，再原有的基礎上加上企業所有的的二次開發、服務費、以及培訓的費用基礎上，CIO有條件要求IT服務商在產生在軟件產品方面在產生一定的折扣，用以保證使企業購買IT服務商的產品是以最低的價格帶來最多的實效。 折扣中的折扣是CIO和IT服務商談判的的一個重要法碼，因此， 需要CIO在簽署合同前必須把這點向IT服務商提出。
10、ERP上線質量驗收標準、損害賠償原則
中小企業CIO在簽署ERP合同前， 必須要把項目上線的標準以及未來出現責任事故賠償原則寫清楚。我們知道，信息化是”沒完沒了”的工作， 對于信息系統上線， 信息化只是剛剛開始，如何獲得真正的成功，還需要日后時間的考驗。因此，CIO需要和IT服務商確立，并不是系統上線以后，IT服務商交付了就代表著成功， 還要進一步的劃分，什么時候上線？ 什么樣的質量標準才是真正的衡量系統成功。另一方面， 由于不可抗拒的原因，項目難免有失敗的時候，這時就需要提前在合同前做好損害賠償原則，無論是甲方出錯， 還是乙方出錯，如果有合理的合同在，就不會在出現業務與技術“兩張皮”的現象。
總之，軟件選擇對于企業而言，是一件非常重要而復雜的工作，CIO必須高度重視、謹慎選擇，必要的時候，要在專業的IT咨詢服務機構的指導下進行。
（時間：2011年7月24日；文章來源：中國電子政務網）
